Beheerders: De site wizard

Jouw site personaliseren en gebruikers koppelen

De Site Wizard is dé plek waar je jouw WeSeeDo volledig naar jouw eigen huisstijl kunt inrichten. Of je nu de je wachtkamer achtergrond wilt aanpassen, specifieke functionaliteiten wilt inschakelen of uitschakelen, of gebruikers wilt koppelen aan je site – met de Site Wizard kan het allemaal. Duik met ons mee in de mogelijkheden en ontdek hoe je het maximale uit WeSeeDo haalt.

Site gegevens

De eerste tab die je zult tegenkomen in de Site wizard is ‘Site Gegevens’.
Hier kun je essentiële informatie over je site invoeren. Volg de onderstaande stappen om dit correct te doen:

1. Naam: Voer hier de naam van je site in. Wanneer je later een WeSeeDo afspraak maakt, kun je deze naam gebruiken om je site te selecteren.

2. Kostenplaats: De term ‘kostenplaats’ verwijst naar een specifieke afdeling binnen een bedrijf waar kosten aan kunnen worden toegewezen. Vul hier de relevante kostenplaats in.
   Dit is puur voor administratieve doeleinde en heeft geen invloed op de werking van de site.

3. Bovenliggende site: Dit veld is bedoeld om aan te geven welke site de ‘hoofdsite’ is waaraan je deze specifieke site wilt koppelen. Het koppelen is puur voor administratieve doeleinden en heeft geen invloed op de werking van de site.

4. Domein naam: Deze optie moet je alleen invullen wanneer je kiest voor de WeSeeDo-Button integratie. Vul het web-adres van je website in waar je de WeSeeDo-Button wilt integreren.
   Bijvoorbeeld: http://weseedo.nl

   Nadat je alle velden naar tevredenheid hebt ingevuld, klik je op de knop ‘Opslaan’. Hierna word je automatisch doorgestuurd naar het volgende tabblad: ‘Functionaliteiten’.

Functionaliteiten

Op de ‘Functionaliteiten’ pagina heb je de mogelijkheid om diverse functies in te schakelen of uit te schakelen. Dit kan specifiek voor jou zijn, voor alle deelnemers, voor assistenten of voor gespreksdeelnemers. Hieronder leggen we uit wat elke optie betekent:

• Voor WeSeeDo’er: Door hier een functionaliteit aan of uit te zetten, pas je deze alleen voor jezelf aan. Als je bijvoorbeeld de ‘WeSeeDo’er’ bent (ook wel de agent genoemd), dan heeft dit alleen invloed op jouw ervaring tijdens het gesprek.

• Voor iedereen: Wanneer je hier een functionaliteit aanpast, geldt dit voor alle deelnemers in het WeSeeDo gesprek. Als voorbeeld: wanneer je de chatfunctie uitschakelt, kan niemand tijdens het gesprek chatten.

• Voor assistent_video: Met deze optie pas je functionaliteiten aan voor gebruikers die de rol ‘assistent_video’ hebben en die aan deze site zijn gekoppeld.

• Voor gespreksdeelnemer: Hiermee regel je de functionaliteiten voor je gesprekspartners. Als je bijvoorbeeld de functie ‘scherm delen’ uitschakelt voor gespreksdeelnemers, dan kun jij nog steeds je scherm delen, maar je gesprekspartners niet.
  
  Zodra je op ‘Opslaan en afsluiten’ klikt, worden de wijzigingen meteen toegepast in je WeSeeDo gespreksinterface.

Huisstijl

Met het ‘Huisstijl’ tabblad kun je jouw WeSeeDo gesprek transformeren naar een unieke, gepersonaliseerde omgeving. Pas het logo, de tekstkleur, het lettertype aan, of personaliseer je wachtkamer.

Je hebt twee subtabs waarin je kan personaliseren. Logo en Wachtkamer.

Subtab: Logo

Tijdens het gesprek wordt je logo linksonder in de hoek weergegeven. Daarnaast zal het logo ook bovenaan in de uitnodigingsmail verschijnen.

Om je eigen logo toe te voegen, volg je de onderstaande stappen. Aan de rechterkant van het scherm zie je een voorbeeld van hoe het eruit zal zien voor je gespreksdeelnemers tijdens het gesprek.

Logo toevoegen aan je WeSeeDo-gesprek:

1. Zorg ervoor dat je je logo bij de hand hebt op je computer. Het is aanbevolen om een logo te gebruiken met een resolutie van minimaal 240x140 en een verhouding van 12:7.

2. Klik op ‘Browse’.

3. Zoek en selecteer je logo, en klik vervolgens op ‘Toevoegen’.

4. Bekijk het voorbeeldscherm aan de linkerkant. Als je tevreden bent met hoe je logo wordt weergegeven, klik dan op ‘Opslaan’. De wijzigingen zullen zichtbaar zijn tijdens je volgende gesprek.

Onder het kopje ‘Lettertype’ kun je het gewenste lettertype selecteren voor de tekst die onderaan je WeSeeDo-gesprek wordt weergegeven. Als voorbeeld: de tekst ‘in gesprek met Jan Jansen’ zal verschijnen in het door jou gekozen lettertype.

Op dezelfde manier kun je de kleur van de tekst aanpassen. De kleur die je onder ‘Letterkleur’ selecteert, wordt toegepast op de tekst. Dus, als je een bepaalde kleur kiest, zal de tekst ‘in gesprek met Jan Jansen’ in die specifieke kleur worden weergegeven. Klik op het kleurvlak om een andere kleur te selecteren.

Subtab: Wachtkamer

In het tabblad ‘Wachtkamer’ heb je de mogelijkheid om de wachtkamer aan te passen zodat deze overeenkomt met je huisstijl. Wanneer jouw client op de link in de uitnodigingsmail klikt, komt hij/zij in de digitale wachtkamer terecht. Hier zien ze de door jou gekozen afbeelding. Door een persoonlijke touch toe te voegen, zoals je eigen logo of een foto van een echte wachtkamer, zorg je ervoor dat klanten zich meteen welkom en vertrouwd voelen. Lees hieronder hoe.

Een wachtkamer achtergrond instellen:

1. Onder ‘wachtkamer achtergrond’, klik op de ‘Browse’ knop om een foto of logo te kiezen die je al op je computer hebt opgeslagen.

2. Zorg ervoor dat je een afbeelding met een hoge resolutie kiest. De aanbevolen resolutie is 1920 x 1080.

3. Klik daarna op ‘Openen’. Controleer aan de hand van de voorbeeldweergave aan de rechterkant of alles er naar wens uitziet.

Tekst styling aanpassen:

1. Vink ‘Schaduw achter tekst plaatsen’ aan om de tekst een schaduweffect te geven, wat de leesbaarheid verbetert.

2. Pas de tekstkleur aan door op het kleurvlak te klikken. Werk je met een vaste kleurcode? Klik op ‘HEX’ linksbovenin en vul je HEX-code in.

3. Verplaats de tekst met behulp van de schuifregelaar.
   
   Bekijk de voorbeeldweergave aan de rechterkant om te controleren of je aanpassingen naar wens zijn. Als alles er goed uitziet, kun je naar het volgende tabblad gaan om verder te gaan. Ben je klaar met het aanbrengen van wijzigingen in de Site Wizard? Klik dan op ‘Opslaan en Sluiten’.

[afbeelding]

Subtab: Virtuele Achtergrond

Kies het juiste formaat voor je achtergrondafbeelding

Je achtergrondafbeelding moet de volgende afmetingen hebben - of ongeveer deze afmetingen - om het beste resultaat te krijgen. Je kunt software zoals Paint, Canva of Adobe-programma’s gebruiken om je achtergrond te maken:

• Breedte: 1980 pixels

• Hoogte: 1080 pixels

Je begint met een effen achtergrond. Daarop plaats je je huisstijllogo. Als je niet weet hoe je je logo op de juiste afmetingen kunt plaatsen, stuur dan een bericht naar info@weseedo.nl met het logo als .png of .jpg bestand. Wij regelen het dan voor je.
Zoals je hier ziet, zou je achtergrond er ongeveer zo uit moeten zien:

[afbeelding]

Achtergrond toevoegen in de beheeromgeving

1. Open de beheeromgeving en ga naar je site.
   Bewerk je site door op het potlood icoon te klikken.

2. Klik op het tabblad ‘Huisstijl’ en navigeer naar de subtab ‘Virtuele achtergrond’.

3. Klik op ‘Blader’ om de afbeelding te selecteren. Aan de rechterkant zie je een voorbeeld van hoe het eruit zal zien.

4. Klik op ‘Opslaan en afsluiten’ om de achtergrond in te stellen. Nu kun je deze tijdens het gesprek activeren.

Virtuele achtergrond activeren tijdens een gesprek

Om je virtuele achtergrond tijdens een gesprek in te schakelen, volg je deze stappen:

1. Klik op het blurring icoon in de navigatiebalk (zie onderstaande screenshot).

2. Selecteer ‘Virtuele Achtergrond’.

3. Nu wordt je virtuele achtergrond weergegeven op je scherm.

Om het uit te schakelen, herhaal je dezelfde stappen.

[afbeelding]

Mail: personaliseer jouw WeSeeDo-mails

Onder het tabje ‘Mail’ kun je jouw uitnodiging, herinnering, wijziging en annuleringsmails personaliseren. Door je e-mails af te stemmen op je eigen huisstijl, creëer je een professionele en herkenbare uitstraling. Dit versterkt het vertrouwen van je klanten en zorgt voor een consistente merkbeleving.

[afbeelding]

Subtab: Algemeen

In de subtab ‘Algemeen’ kun je een tweetal belangrijke instellingen beheren:

• Standaard Afspraakduur: Deze instelling bepaalt de standaardduur van een afspraak. Het dient als een indicatie; het gesprek wordt niet automatisch beëindigd zodra deze duur is verstreken.
  Voorbeeld: Als je een afspraak hebt ingepland om 14:30 en de standaardduur van de afspraak is 30 minuten, dan zal in je e-mail vermeld staan: “afspraak van 14:30 tot 15:00”.

• Afspraakbevestiging Versturen: Met deze optie bepaal je of er een bevestiging van de afspraak naar de WeSeeDo’er (Agent) moet worden gestuurd.
  Voorbeeld: Als je als assistent regelmatig afspraken inplant voor een collega en deze collega raadpleegt enkel de WeSeeDo kalender (en wil geen extra bevestigingsmails ontvangen), dan kun je deze optie uitschakelen.

Uitnodiging, Herinnering, Wijziging en Annuleringsmails personaliseren

Om je e-mails te personaliseren, navigeer je naar de betreffende subtabbladen. Op elke pagina vind je vergelijkbare informatie. Echter, op het tabblad ‘Herinneringen’ heb je een extra optie om herinneringen in te stellen. Lees verder om te leren hoe je je mails kan personaliseren.

Om het onderwerp van je e-mail aan te passen, ga je naar ‘Standaard Onderwerp’ en vul je het gewenste onderwerp in. Hoewel de standaardtitel ‘Afspraakbevestiging’ is, kun je deze naar eigen voorkeur aanpassen. Wanneer je hier een wijziging aanbrengt, zal dit onderwerp standaard worden gebruikt voor je uitnodigings-, herinnerings-, wijzigings- of annuleringsmails, afhankelijk van in welk tabblad je de aanpassing doet.

Door ‘Gebruiker toestaan van onderwerp te veranderen’ te selecteren, krijg je de mogelijkheid om het e-mailonderwerp aan te passen tijdens het plannen van een WeSeeDo-afspraak. Zonder deze optie blijft het onderwerp vaststaan zoals je het hier hebt ingesteld en kan het alleen in deze beheeromgeving worden aangepast.

Direct onder het onderwerp vind je een tekstveld. Hier kun je de inhoud van de e-mail naar wens aanpassen. De codes tussen { } tekens worden gebruikt om specifieke afspraakinformatie in te voegen. Deze codes zijn terug te vinden onder ‘codes insluiten’. Wil je bijvoorbeeld de datum en tijd automatisch in de uitnodiging opnemen, gebruik dan de invoegcode: {callDateTime}.

Voor het toevoegen van hyperlinks, klik je op het kettingicoon.

Aan de rechterzijde van het scherm vind je een voorbeeldweergave. Hier kun je direct zien hoe je e-mail eruit zal zien na het aanbrengen van wijzigingen.

Mocht je niet tevreden zijn met de aanpassingen, dan kun je met de knop ‘herstel opgeslagen e-mail’ alles terugzetten naar de standaardinstellingen.

Voor verdere visuele aanpassingen, zoals kleuren en lettertypen, klik je op ‘Toon visuele aanpassingen’. Er verschijnt een venster waar je diverse visuele wijzigingen kunt doorvoeren.

[afbeelding]

Gefeliciteerd, je hebt je e-mailuitnodiging succesvol gepersonaliseerd!

Herinneringen instellen

Om e-mailherinneringen in te stellen, ga je naar het tabblad ‘Herinneringen’. Bovenaan de pagina heb je de mogelijkheid om tot drie herinneringen in te stellen. We raden aan om meerdere herinneringen te gebruiken, zodat de e-mail opnieuw onder de aandacht komt in de inbox van je gespreksdeelnemer. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen om een herinnering te sturen één dag van tevoren, en nog een 15 minuten voor de afspraak, naast andere beschikbare opties.

[afbeelding]

Om herinneringen in te stellen, selecteer je naast ‘Herinnering 1’, ‘een van de beschikbare opties. Mocht je meerdere herinneringen willen instellen kun je bij Herinnering 2’ of ‘Herinnering 3’ ook een keuze maken. Jouw gespreksdeelnemers zullen vervolgens een herinnering ontvangen op basis van het door jou gekozen tijdsbestek.

[afbeelding]

Afspraakmodule

*Deze functie is alleen beschikbaar als je bij het aanmaken van jouw site kiest voor de
optie: ‘Afspraakmodule’. Benieuwd naar hoe de afspraak module functioneert? Ga dan
naar onze website en klik op ‘demo aanvragen’
In dit tabblad kun je jouw afspraakmodule personaliseren en tijdsloten invullen. Ook
vind je hier de activatiecode.
5.5.1 Subtab: Agenda
Op dit subtabblad heb je de volgende opties die je kunt instellen:
Minimum tijd voor afspraak: Deze optie bepaalt hoe ver van tevoren een tijdslot
minimaal geboekt moet worden.
Afspraak buffertijd: Deze optie bepaalt de buffertijd tussen twee afspraken om
overlapping te voorkomen.
Afspraakbevestiging versturen: Met deze optie kun je instellen of er een bevesti
gingsmail van de afspraak naar de agent moet worden verstuurd.
Ook heb je aan de rechterkant een overzicht van je ingevulde tijdsloten. Is deze
nog leeg? Vul dan tijdsloten in door te klikken op ‘Nieuw tijdslot toevoegen’