Afspraakmodule

Deze functie is alleen beschikbaar als je bij het aanmaken van jouw site kiest voor de optie: ‘Afspraakmodule’.

Benieuwd naar hoe de afspraak module functioneert? Ga dan naar onze website en klik op ‘Demo aanvragen’.

In dit tabblad kun je jouw afspraakmodule personaliseren en tijdsloten invullen. Ook vind je hier de activatiecode.

Subtab: Agenda

Op dit subtabblad heb je de volgende opties die je kunt instellen:

• Minimum tijd voor afspraak: Deze optie bepaalt hoe ver van tevoren een tijdslot minimaal geboekt moet worden.

• Afspraak buffertijd: Deze optie bepaalt de buffertijd tussen twee afspraken om overlapping te voorkomen.

• Afspraakbevestiging versturen: Met deze optie kun je instellen of er een bevestigingsmail van de afspraak naar de agent moet worden verstuurd.

Ook heb je aan de rechterkant een overzicht van je ingevulde tijdsloten. Is deze nog leeg? Vul dan tijdsloten in door te klikken op ‘Nieuw tijdslot toevoegen’:

Tijdslot toevoegen

Nadat je op ‘Voeg een tijdslot toe’ hebt geklikt, zal er een scherm verschijnen waar jij je beschikbare tijdsloten kunt toevoegen.

Begin Datum Selecteren: Om de startdatum van je beschikbaarheid in te stellen, klik je naast ‘begin datum’ op het witte vlak. Een kalender zal verschijnen. Blader door de kalender en klik op de gewenste datum om deze als startdatum te selecteren.

Herhalingspatroon Instellen: Na het kiezen van de startdatum, krijg je de optie om een herhalingspatroon in te stellen. Dit is handig als je regelmatige beschikbaarheid wilt instellen zonder elke keer handmatig een datum te moeten kiezen. Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• Dagelijks: Kies deze optie als je elke dag rond dezelfde tijd beschikbaar bent. Hier kies je ook hoeveel dagen dit herhaalt zou moeten worden.

• Wekelijks: Als je bijvoorbeeld elke maandag of elke woensdag beschikbaar bent, is deze optie geschikt. Hier kies je ook hoeveel weken dit herhaalt zou moeten worden.

• Een keer: Kies deze optie als je slechts één keer op de geselecteerde datum en tijd beschikbaar bent.

Beschikbare afspraaktijd: In dit gedeelte geef je aan wanneer jij of je collega’s beschikbaar zijn voor WeSeeDo-afspraken. Stel dat je de hele dag beschikbaar bent, maar tussen de middag een lunchpauze hebt. Dan kun je bijvoorbeeld een tijdslot invoeren van 8:00 tot 12:00 uur. Klik daarna op ‘tijdslot toevoegen’ en voeg een volgend tijdslot toe, bijvoorbeeld van 13:00 tot 16:45 uur. Dat betekent dat tussen 8-12 en 13-16.45 afspraken kunnen worden ingepland via de planningstool.

Beschikbare aantal: Hier geef je aan hoeveel personen er beschikbaar zijn om WeSeeDo-afspraken aan te nemen. Ben je de enige die beschikbaar is? Vul dan ‘1’ in.

Zorg ervoor dat je na het invullen van alle details je wijzigingen opslaat, zodat het nieuwe tijdslot effectief wordt toegevoegd aan je agenda. Dit doe je door op ‘Opslaan en doorgaan’ te klikken. Je zal dan terug worden genavigeerd naar je agenda, waar je je afspraken ziet staan. Wil je een beschikbaarheid wijzigen? Dubbel klik op de groene afspraak om wijzigen aan te brengen.

Als je de planningstool al hebt geactiveerd op je website, kunnen klanten nu afspraken inplannen binnen de door jou opgegeven tijdsloten.